Met deze methoden kun je veilig bestanden versturen

Hoe kun je veilig bestanden versturen? 

Er zijn verschillende manieren om veilig bestanden te versturen. Zo kan dit bijvoorbeeld via Secudoc. Als ondernemer wil je niet dat gevoelige gegevens voor de ogen van onbevoegden worden geopend. Daarom zijn er manieren om bestanden versleutelt naar de ontvanger te sturen. Met deze methodes weet je ook daadwerkelijk dat alleen de ontvanger ze ontvangt. Via diverse e-mailprogramma’s kun je makkelijk fouten maken. Dit kan bijvoorbeeld door een verkeerd email adres in te typen. Bepaalde persoons- of bedrijfsgegevens komen dan bij de verkeerde persoon terecht. Dit wordt ook wel een “datalek” genoemd. Een datalek kan grote gevolgen hebben. Meestal worden veilige bestanden via een link gedownload. Deze link is dan met een wachtwoord beveiligd. Alleen de juiste persoon beschikt over het wachtwoord om de bestanden te openen. Ook is het mogelijk om direct het bestand via een versleutelde verbinding te downloaden. Ook dan kunnen er geen derden bij het document komen. Bovendien beschermt deze manier van verzenden tegen hackers en cyberaanvallen. Je organisatie volgt ook de verplichte richtlijnen van de privacywet. Veel bedrijfsgegevens beschikken over privacygevoelige informatie. Denk aan cijfers, persoongegevens van klanten, dossiers, rapporten en assessments. Al deze documenten dien je daarom extra veilig te versturen. Hoe houd je documenten op internet veilig? 

Je kunt het beste documenten vergrendelen.

Dit kan in een beveiligde map of als zipbestand. Zipbestanden moeten uitgepakt worden, voordat ze geopend kunnen worden. Deze bestanden kun je bovendien allemaal met een wachtwoord beveiligen. Het wordt voor derden en hackers daardoor lastig om een bestand te openen. Bewaar je veel documenten op USB-sticks en externe harde schijven? Ook dan is het slim om deze schijven met een speciale toegangscode te beveiligen. Zo kan niet iedereen op het kantoor de digitale documenten openen. Alleen medewerkers die “bevoegd” zijn, hebben dan toegang. Je kunt documenten ook opslaan op internet. Dit kan in diverse cloudprogramma’s. Op elke computer kunnen deze documenten geopend worden. Daarom is het essentieel om online documenten extra goed met inlogcodes te beveiligen. Anders kan het hele internet ze oproepen. Persoongegevens beschermen volgens de AVG De AVG(Algemene verordening gegevensbescherming)is een strenge Europese wet.

Elke organisatie is verplicht om de persoongegevens van klanten te beschermen. Het komt helaas vaak voor dat er toch wat “lekt”. Gegevens vallen dan in handen van personen die er geen recht op hebben. Op een datalek kunnen fikse boetes van wel twintig miljoen euro staan. Zeker grote organisaties en overheidsinstanties lopen risico op een hoge boete, als er niet nauwkeurig met de persoongegevens om wordt gegaan. Een organisatie dient de juiste systemen te gebruiken, om privacygevoelige gegevens op een veilige manier te verwerken en op te slaan. Veilig bestanden versturen dient dus altijd via een versleutelde verbinding te gaan. Veilig gebruik van systemen in je bedrijf Het is belangrijk om een goede virusscanner te gebruiken. Zorg bovendien voor software-updates. Verouderde software kan namelijk minder veilig zijn. Veilig bestanden versturen is dan geen garantie meer. Gebruik geen wachtwoorden die makkelijk door andere te raden zijn. Kies vooral voor complexe wachtwoorden met tekens, (hoofd)letters en cijfers. Om te voorkomen dat je documenten kwijtraakt, moet je altijd een back-up maken. Zorg ook voor extra beveiliging op je back-up. Versleutel alle gegevens met gevoelige informatie.